【仕事】職場みんなのドキュメント化の意識を高めて、正のサイクルを回そう【手順化/標準化/ノウハウを残す】
ドキュメント化は、どんな職場でも多かれ少なかれ話題になるトピックではないかと思います。私自身は、異動先の部署でドキュメント化が進んでいないことにカルチャーショックを受けて、入社2年目ながらに職場でドキュメント化を推進しました。
本ページではドキュメント化について、私の考えや、実際にやったことをご紹介します！
はじめに（私が目指している理想像）
私が目指しているのは、
職場のみんなが、みんなのために積極的にドキュメント化
しているという環境です！何というか、理想論ですし、「みんなのために」なんて小学校で掲げられていそうなキャッチフレーズで恥ずかしいですが…
ですが、これが実現されていたら素晴らしいと思いませんか？
以下では、これについて私が考えていること、意識していることをご紹介します。
職場におけるドキュメント化
今回のトピックは、職場におけるドキュメント化です。
ここでのドキュメント化は、必ずしも「体裁の整った資料」を指している訳ではなく、雑なメモも含んでいます。要は、物事を文章や図にして残すという作業のことです。
まずは、仕事におけるドキュメント化を、下記の2種類に分けて考えてみます。
❶業務の一環として、やらねばならないドキュメント化
何かの報告書だったり、議事録だったり、「業務内容の一部として、ドキュメント化が定義されている」タイプです。
もしかしたら、「こんな資料作ったところで誰も見ないのに…」と思ってしまうような業務もあるかもしれません。「ドキュメント化に意味なんて見出していない。仕事だからやるだけ。」のスタンスで取り組まざるを得ない場合もあると思います。
こんな場合は業務効率化を図りたいところで、近年話題の生成AIの活用なども考えられそうです。しかし、今回注目するのはこれではなく、後述の❷です。
❷やれとは言われていないドキュメント化 （メイントピック）
こちらは、「誰かに指示された訳でもなくやる、言ってしまえば意識高い系のドキュメント化」です。本日取り上げたいのはこちらです。
やらならくても怒られませんし、やったところで評価されない場合もあるでしょうから、正直やらない人の方が多いと思います。ですが、「あの時にメモだけでも残しておけば良かった…」と、後から後悔したことは全員あると思います！
後悔したこと無いという方は、きっとドキュメント化する習慣が身に付いています。笑
以下では、この❷の意識高い系のドキュメント化について、もう少し掘り下げます。
意識高い系のドキュメント化にも、2種類ある
上記❷の、やれとは言われていない意識高い系のドキュメント化は、さらに２つに分類されます。
❷-1 自分用のメモとして残し、秘伝の書にしてしまう
必ずしも秘密にしたいというモチベーションがある訳ではなく、周りに求められていないから見せない、あるいは周りに見せられるように体裁を整えるのが面倒くさい、といった場合の方が多い気がします。
それでも、これを日常的にやれているとしたら、素晴らしいと思います。後々のために残した方が良いと頭では分かっていても、忙しかったり面倒くさかったりして、やらずじまいになりがちですもんね。
ただ、これには職場においては、一つ問題点があります。それは、
職場のみんなが、同じような内容のドキュメントを作ってしまう
という点です。同じ職場で働いている人たちは、多かれ少なかれ、同じような道を通ります。業務上の同じポイントでつまづいたり、似たような課題を検討したり、といった具合です。
このため、みんなが同じようなことに困り、時間をかけて同じような解決策に至り、最終的に同じような内容を自分用にメモします。どう考えても効率悪いですよね。
「こうやればすぐ解決できるよ」って、散々悩んだあとに言われたら、「もっと早く言えよ！」って思いますよね笑
❷-2 ドキュメントを積極的に周りに共有する
私自身も、「こんな雑なメモ、見せにくいな」「間違ったこと書いて指摘されたら面倒だな」なんていう考えが頭をよぎりながらも、できるだけ行動に移すように心がけています。
周りに共有することで、他の人は同じポイントで困った時、そのドキュメントのおかげで解決までの時間を短縮させることができます。その人はより短い時間で成果を出せた訳ですから、組織としてのアウトプット量は増えたことになります。
共有する方法はいろいろありますね。何にせよ周りに伝われば良いですが、一点目のようなドキュメント化ツールを職場全体で導入し、広範囲に共有して見えるようにしておくことが理想だと思います。
- OneNoteやConfluenceといったツールでドキュメント化し共有
- 定例会議等で、情報共有する
- 紙に書いて貼っておく
みんなのドキュメント化による、正のサイクル
職場で自分ひとり、黙々と周りに貢献しつづけるのも素晴らしいことだと思います！
上司にその活動をアピールすればきっと評価してもらえますし、そのドキュメントによって助かった周りの仲間からは感謝されると思います。
ただ、自分ばかり時間を取られていては、なかなかモチベーションも上がりませんし、組織としてのアウトプットの伸びもたかが知れています。そこで目指したい理想形は、「周りの人にもドキュメント化の意識を高めてもらう」です。
私が思う、理想の正のサイクル
下記が、私が思う理想のサイクルです。
- 積極的にドキュメントを残す
- そのドキュメントが他の人の役に立つ
- 助けられた人はドキュメントの重要性を再認識
- 自分もドキュメントを残そうと思い、❶に続く
こんなの理想論だと思う方も多いと思いますが、私が入社直後に配属された部署では、これが実現されていました。若手が多い部署で、全体的なモチベーションが高めだったのも一因だった気がします。
（しんどいが）周りにドキュメント化を促す
自分がドキュメント化をコツコツと頑張っていると、一部の意識高いメンバーは上記の正のサイクルにハマってくれて、自分に続いてくれると思います。
ですが、多くのメンバーは、自発的に動いてくれません。それが普通です。そんなときは、やれる範囲でドキュメント化を促します。
- 会議で、ドキュメント化による情報共有を活発化したい旨を話す
- 残すべきと思ったら、「それ、記録として残しておきませんか？」と言う
- ここぞというタイミングで、「このメモ、参考になると思います！」と共有する
上記は、私が実際にやったことです！
入社2年目での出来事で、周りは全員先輩でしたが、物怖じせずやりました笑
繰り返しているとそのうち、良い意味で「ドキュメント化にうるさいやつ」で定着していきます。自分でもそれをネタにできるくらいになれば、先輩に対してもぐいぐい言いやすい雰囲気を作れるので、勝ちだと思います！
私の職場はオープンな雰囲気でやりやすかったのですが、そうでない場合の方が多いと思います。業務や人間関係に差し支えない程度に、ジワジワとドキュメント化を浸透させていきましょう。
ドキュメント化の個人的なTips
最後に、ここでは私が活動してきたうえで得られた（必ずしも参考にならない）Tipsをご紹介します。
影響力のある先輩社員を、ひとりでも見方に付ける
マネージャーやリーダーである必要は無いと思います。若手であっても良いので、影響力のある仲間を作りましょう。ぐっと進めやすくなると思います。
これは、ドキュメント化に限らず、組織で仕事をする上で大事なポイントかもしれませんね。
コソコソとではなく、大っぴらにやる
自分の身の回りからスモールスタートでも良いと思いますが、それでは広範囲に浸透させるのに時間がかかってしまいます。大っぴらに活動することで、上記のような心強い味方が早く見つかる場合もありますし、マネージャーやリーダーの目にも触れやすくなり、評価に繋がりやすくなります。
「ドキュメント化が当たり前」な雰囲気を作る
ある程度ドキュメント化の文化が浸透してきても、やはり積極的に動いてくれない方はいます。そもそも「全員」であることに固執する必要は無いので、放っておけば良いのですが、それでも少しイラっとしてしまうことがあったりします。そんな時は、他の人もいる場でこう言ってみましょう。
あれ、それってどこかに資料残ってます？？
まとめ
ここまで、私のドキュメント化に関する考えや、やったことをご紹介しました。
ドキュメント化を浸透させることができれば、それだけでも立派な成果として評価してもらえると思います。また、一度でも成功させることができれば、それをベストプラクティスとして、その後の異動先の部署でも活かしていけると思います。
もちろん、この記事の内容が通用するという時点で「ある程度理解のある、恵まれた環境の職場」なんだろうということも理解しています。ですが、もし仮にそうでない職場だったとしても、改善したいと思いながら諦めてしまうのは勿体ないとも思います。ぜひこの記事の内容が少しでも後押しになれば幸いです。
訳あって今はIT系だが、学生時代は航空宇宙工学を専攻で、電気回路設計や組み込み開発も経験あり。 自分の人生を人生ゲームだと思って、前向きに頑張る毎日を送る。
このブログでは、自身が勉強したこと、やったこと、考えたことなどを備忘録も兼ねて書いています。